최근에 글로벌 기업은 로보틱 프로세스 자동화(RPA: Robotic Process Automation)를 활용하여 경쟁력을 강화하고 있음. 이에 따라, 국내의 많은 기업도 RPA 도입을 위한 검토와 개념증명(PoC: Proof of Concept)을 수행하고 있음. 국내 기업이 RPA를 성공적으로 도입하는 것을 돕기 위해 본 아티클은 프로세스 마이닝이 RPA 도입에 기여할 수 있는 방안을 설명하고 있음.

 

1. RPA 개념과 현황

 

1) RPA 개념

 

• RPA는 실제 물리적인 로봇이나 기계장치가 아니라 ‘소프트웨어’를 통해 사무 현장의 반복업무를 자동화하는 것임.
• 인공지능과 로봇기술의 융합으로 제조분야가 공장자동화와 스마트팩토리 시대로 진입한 것처럼, 사무분야도 인공지능과 RPA의 융합으로 새로운 사무자동화 시대로 진입할 것으로 예상됨.

 

2) RPA 관련 예측

 

•  55%의 경영진이 미래에 RPA를 활용할 계획임.
•  솔루션 벤더들은 RPA가 화이트 칼라 작업시간의 80%를 줄일 수 있다고 함.
•  시장조사기관 리서치앤마켓은 향후 5년간 RPA 도입이 급증하여 2022년 전세계 RPA 시장규모는 50억 달러를 넘어설 것으로 예상함(HfS Research는 2021년 12억 2,400억 달러로 예상함).
•  PwC는 45%의 업무 활동들이 자동화될 수 있으며 이를 통해 2조 달러의 노동비용 절감을 예측함(IBM은 기업 업무의 최대 63%를 자동화할 수 있다고 주장함).

 

 

 

3) RPA 도입 효과

 

• 비용 절감: Back Office Operation 비용 비교 시 70~80% 이상의 비용 절감 가능
• 업무 생산성: 24시간/7일 작동 및 빠른 처리 속도
• 업무 품질(정확도): 반복 작업 수행에 따른 Human Error 제거
• 보안(Security)강화: 데이터 보안과 감사 추적(audit trail) 강화
• 확장성(Scalability): 업무량 증가와 변동에 대한 유연한 대응
• 컴플라이언스 강화: 정해진 규칙에 따라서만 업무를 수행

 

 

4) 선도 글로벌 기업이 채택한 사무자동화 접근법 간 비교

 

• RPA 구축은 ERP 구축 대비 효과 산출이 용이하며 투자 회수 기간이 매우 짧음.
• 오랜 기간(수개월 ~ 년)이 필요한 ERP 구축 대비 RPA 구축은 단기간(수주~수개월)에 수행될 수 있음.
• 신규 시스템 구축없이 기존 IT 인프라를 활용하여 구축되는 RPA는 기존 프로세스와 시스템에 작은 영향을 줌.

 

 

 

5) RPA의 기술 수준별 3단계 구분

 

• 현재 시장을 선도하는 RPA 솔루션 업체들(Blue Prism, UiPath 등)은 ‘기본 자동화’에 초점을 두고 있으나, 향후에는 인공지능 기술과 결합되는 인지 자동화로 확대될 것임.

 

 

 

2. RPA 도입의 주요 장벽

 

 

1) RPA 도입의 주요 장벽: 프로세스 표준화

 

• PEX Network 2017의 RPA & AI 벤치마킹 보고서에 따르면 설문 응답자들은 ‘RPA 구축 전의 프로세스 표준화(의 어려움)’를 RPA 도입의 가장 중요한 장벽(26%)으로 꼽음.
• 실제, 해외 기업들은 표준화되지 않은 프로세스를 RPA로 자동화할 때 프로젝트 수행의 차질을 경험함.

 

 

 

2) RPA 도입의 주요 장벽: 비효율 프로세스의 자동화

 

• 비효율 프로세스 자체를 자동화하는 것은 프로세스에 내재된 문제를 조직에 확산시키는 결과를 가져오는 것에 불과함.

 

 

 

3. RPA vs. 프로세스 마이닝

 

 

1) 프로세스 마이닝 개념

 

• 프로세스 마이닝은 프로세스 수행에 관한 데이터를 분석하여 발생했던 실제 프로세스 흐름을 시각화하고, 개선을 위한 통찰력을 제공하고, 병목을 발견하고, 문제를 예측하고, 규정 위반을 기록하고, 대책을 추천하고, 프로세스 간소화를 도움.
• 폭스바겐, HSBC, HP, MS, AT&T, 푸르덴셜, 카카오M을 포함한 글로벌 선도 기업이 프로세스 마이닝을 활용하여 비용절감, 낭비제거, 가치혁신 등의 효과를 얻고 있음.

 

 

2) RPA vs. 프로세스 마이닝

 

• 로보틱 프로세스 자동화(RPA)와 프로세스 마이닝의 차이점은 다음과 같음.

 

(*프로세스 초점이 종단간 프로세스이므로 프로세스가 복잡하거나 프로세스 수행에 관여된 IT시스템이 많으면 RPA 프로젝트 보다 오래 걸릴 수 있음.)

 

 

4. 프로세스 마이닝을 통한 RPA 도입 방안

 

 

1) 유럽의 선도기업이 RPA와 프로세스 마이닝을 상호보완적으로 활용하는 이유

 

• RPA는 프로세스 마이닝 분석에 활용될 수 있는 정확한 데이터를 제공할 수 있고, 프로세스 마이닝에서 발견된 문제점을 개선할 중요 해결책이 될 수 있음.
• 프로세스 마이닝은 데이터 기반으로 RPA 대상 업무를 추천할 수 있고, 실제 프로세스 변동과 이탈을 보여주고, RPA 모니터링을 지원할 수 있음.

 

 

 

2) 단계 1. 프로세스 발견과 RPA 적용 영역 도출

 

• 가트너는 프로세스 자동화를 시작하기 전에 자동화가 효과적인 영역을 선정할 것을 추천함.
• 프로세스 마이닝은 실제 프로세스 흐름을 가시화하기 때문에 반복적이며 업무량이 많은 프로세스 영역을 객관적으로 보여줄 수 있음(예, 실제 발견된 프로세스 맵에서 진한 부분이 업무량이 많은 영역임).
• 직감과 경험에 근거하여 프로세스 자동화 영역을 선정하면 자동화를 통해 달성할 수 있는 더욱 큰 기회를 놓칠 수 있음.

(*여기서 제안된 RPA 프로젝트 단계는 1~2주 기간으로 진행되는 RPA 개념증명(PoC)에는 적합하지 않음.)

 

 

3) 단계 2: 프로세스 변동과 이탈 분석

 

• 모든 프로세스는 생각한 것보다 훨씬 많은 프로세스 변동과 예외적인 업무 처리를 가지고 있음.
• 모든 프로세스 변동과 예외 사항을 처리하도록 소프트웨어 로봇을 프로그래밍하는 것은 매우 많은 시간과 노력을 요구함. → “소프트웨어 로봇이 더 많은 변동을 반영할수록 RPA 비용이 높아짐”.
• 한편, 프로세스에 내재된 비효율 때문에 자동화를 진행하는 것이 타당하지 않다고 판단하면 프로세스 개선 이후에 자동화를 진행해야 함.

 

 

4) 단계 3: RPA 솔루션 구축

 

• 프로세스의 실제 수행 모습에 대한 깊은 이해를 바탕으로 로봇을 위한 규칙을 만들고, 워크플로우 수행을 프로그래밍하는 순수 RPA 프로젝트 구현 단계를 진행함.

 

 

5) 단계 4: 프로세스 모니터링

 

• 프로세스 자동화는 일회성 프로젝트가 아니라 성과 개선을 위한 지속적인 여정이 되어야 함.
• 프로세스 자동화의 효과를 높이고 지속하기 위해서 기업은 구축된 소프트웨어 로봇들이 바람직한 결과를 달성하고 있는가를 검증해야 함(소프트웨어 로봇들의 수행을 기록한 방대하고 정확한 데이터가 프로세스 마이닝의 입력 데이터로 활용될 수 있음).
• 기업은 또한 소프트웨어 로봇들을 활용하고 있는 종단간 프로세스가 효율적으로 수행되고 있는가를 검증해야 함.
• 프로세스 마이닝을 활용하지 않으면 종단간 프로세스에 대한 검증이 어려움.

 

 

 

5. 결론

 

1) 프로세스 자동화 전·후에 프로세스 분석과 최적화가 필요함.

 

• 비효율 프로세스 자체를 자동화하는 것은 프로세스에 내재된 문제를 조직에 확산시키는 결과를 가져오는 것에 불과함. 그러므로 프로세스 자동화 이전에 프로세스 분석과 최적화가 필요함.
• 특정 프로세스 영역에 대한 자동화는 종단간(end-to-end) 프로세스 관점에서는 오히려 해가 될 수 있음. 왜냐하면 자동화로 만들어진 결과물(예, 재공품)이 이후 단계에서 처리되지 않고 쌓여있을 수 있음.
• 따라서 프로세스 자동화 이후에도 종단간 프로세스에 대한 분석과 최적화가 필요함.

 

 

2) 프로세스 마이닝의 활용은 RPA의 성공적인 구축에 도움을 줌.

 

• 유럽의 선도기업은 이미 RPA를 구축할 때 프로세스 마이닝을 활용하여 큰 효과를 얻고 있음.
• 예를 들어, RPA 기술에 만원을 투자한 기업은 RPA 적용 영역 선정과 로봇 프로그래밍 (수주에서 수개월이 걸릴 수도 있음) 등에 5만원을 추가로 투자해야 함. 그러므로 기업이 RPA 기술에 1억원을 투자할 때 5억원의 추가 비용이 발생함. 프로세스 마이닝을 활용하면 기업은 추가 비용의 최대 70%를 절약할 수 있음.

 

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PMIG 제공