레거시 시스템을 최신의 IT시스템으로 교체해야 할 때 프로세스 마이닝은 레거시 시스템에 기반을 둔 프로세스에 대한 완전한 이해와 새로운 IT시스템으로의 전이를 위한 모든 요구사항들의 파악에 도움을 준다. 또한 대상 프로세스를 최신의 새로운 IT시스템으로 전이한 후에 여러분은 프로세스 개선 기회를 발견하기 위해 프로세스 마이닝을 지속적으로 활용할 수 있다.

 

Zig Websoftware사는 이와 같은 방식으로 프로세스 마이닝을 활용하고 있다. 이 소프트웨어 회사는 주택조합(housing association)을 위한 디지털 솔루션을 만들고 있다. 업무를 지원하는 자동화된 IT시스템(플랫폼)이 가동되면 이 회사는 수행된 프로세스에 관한 데이터를 수집한다. 수집된 데이터에 기반을 둔 프로세스 마이닝은 대상 프로세스 분석과 프로세스 관리자의 직감을 명백한 팩트로 대체할 때 활용된다. 자동화된 IT시스템(플랫폼) 환경에 프로세스 마이닝을 적용할 때의 장점은 도출된 통찰력이 프로세스 개선에 즉시 활용될 수 있다는 것이다.

 

 

시간이 돈이다

 

Zig사가 프로세스 마이닝 분석을 수행해 준 고객들 중의 하나는 네덜란드 주택조합인 WoonFriesland이다. 네덜란드 최북부 주인 프리슬란트(Friesland)에 약 20,500개의 임대 아파트를 보유한 WoonFriesland는 세입자에게 가격이 적당한 주택과 훌륭한 서비스의 제공을 위해 노력하고 있다. 주택의 최적 할당은 이 서비스의 중요한 부분이다.

임대 아파트에 대한 공실이 발생하면 WoonFriesland는 비용을 낭비하게 된다. 프로세스 마이닝을 통해 Zig사는 이 협회의 주택제공 서비스의 분석에 집중했다. 답해야 할 일부 질문들은 다음과 같다: 주택의 할당 프로세스에서 각 단계는 얼마나 오래 걸리는가? 무엇이 필요한 것보다 더 오래 걸리는가? 그 이유는? 주택이 더욱 빨리 할당되고 임대될 수 있도록 무엇이 더욱 효율적일 수 있는가? 간단히 말해, 무엇이 개선될 수 있고 빨라질 수 있는가? 결국, 시간이 돈이기 때문에 시간의 단축을 통해서 엄청난 비용이 절감될 수 있다.

 

 

병목구간 분석

 

프로세스 마이닝 분석 동안에 Zig사는 많은 시간이 대상 프로세스의 다음 3가지 영역에서 낭비되고 있음을 발견했다.

1. 주택 재등록 (①번 구간)
2. 집 보러 다니는 사람이 거절하는 시간 (②번 구간)
3. 주택 제안이 거절되는 회수 (③번 구간)

 

발견된 프로세스 맵에 따르면 새로운 제안을 시작하는데 평균 16.4 시간이 걸렸고, 이것은 1,622번 발생났다.

또한 각 주택 제안이 거절되는데 평균 6일이 걸렸다. 이 기간 동안 WoonFreisland는 해당 주택과 관련된 어떤 것도 진행할 수 없었다.

 

 

해결책: 주택 분배 시스템

 

이 문제들을 해결하기 위해서 WoonFriesland는 그들의 IT시스템에 기반을 둔 디지털 제안 프로세스를 더욱 자동화하기로 결정했다. 주택이 이용 가능하게 되었을 때 새로운 제안이 자동으로 시작되었다. 이것을 통해서 대기 기간이 16.4시간에서 64분으로 줄었다 (아래의 그림 참조). 수작업으로 주택을 제안할 수 있는 기능은 여전히 유효하다. 그러므로 WoonFriesland는 예전 또는 새로운 방식으로 주택 제안들을 할 수 있다.

 

 

 

자동화된 주택 제안과 함께, WoonFriesland는 집 보러 다니는 사람에게 웹사이트를 통해서 그들의 관심사항을 등록하는 옵션을 제공했다. 아파트가 이들에게 제안되면 이들은 3일 이내에 그 아파트를 원하는가를 주택협회에 알릴 수 있다. 이 기능을 통해서 WoonFriesland는 각 거절을 최소한 3일 정도 단축했다. 또한 웹사이트 기반의 프로세스를 통해서 WoonFriesland는 많은 시간을 절약할 수 있었다. 왜냐하면 개선된 프로세스에서 WoonFriesland는 입주 후보자들이 여전히 제안된 물건에 관심을 가지고 있는가를 확인하기 위해 이들에게 다시 전화할 필요가 없기 때문이다.

요약하면 WoonFriesland는 새롭게 구축된 IT시스템을 통해 훨씬 적은 시간과 노력으로 더욱 빨리 업무를 수행할 수 있게 되었다. 즉, WoonFriesland는 이전보다 7일 정도 빨리 주택을 임대할 수 있게 되었고, 이것은 엄청난 비용절감을 가져왔다.

 

“6개월 동안의 프로세스 마이닝 결과로 4,000일을 단축할 수 있었다.”

- STEFFEN FEENSTRA, WoonFriesland의 정보전문가

 

 

결론

 

WoonFriesland는 주택 할당 프로세스에서 개선될 수 있는 측면이 있다는 것을 알고 있었으나, 핵심 문제가 어디인가를 정확하게 알지 못했다.

프로세스 마이닝 소프트웨어인 Disco를 활용해서 Zig Websoftware는 WoonFriesland의 직감을 팩트와 숫자로 대체했다. 프로세스 마이닝 분석결과는 IT 투자에 대한 정당성과 대상 프로세스에 대한 추가적인 자동화(즉, IT 투자)를 위한 근거를 확보해주었다. 결론적으로, 아파트 공실률을 상당히 줄임으로써 WoonFriesland는 상당한 비용절감을 달성할 수 있었다.

 

“프로세스 마이닝 분석에 근거하여 도입된 자동화된 디지털 주택 제안을 6개월 동안 활용한 결과는 다음과 같다. 이 기간 동안 광고된 584건의 아파트들을 새로운 입주자에게 할당하기 위한 기간이 평균 7일 단축되어 전체 4,000일이 단축되었다. 이와 함께, 우리는 대상 프로세스를 더욱 개선할 수 있는 분야들에 대한 새로운 통찰력을 확보할 수 있었다.”

- STEFFEN FEENSTRA, WoonFriesland의 정보전문가

Fluxicon제공 | PMIG 번역 ( e-mail: info@pmig.co.kr  website: http://www.pmig.co.kr/ )